Разбираемся в сметах: на чем зарабатывают ивент-агентства и зачем нужна рейт-карта

Прозрачные сметы — тенденция рынка. Они экономят ресурсы и агентствам, и отделам закупок заказчиков услуг. Но когда идут тендерные торги, споры возникают, в первую очередь, по позициям сметы.

В маркетинге есть стандарты, регламенты, модели ценообразования агентства и правила проведения тендеров.

Позиция ивент-рынка была обозначена в 2021 году. Ассоциации REMA и РАМУ выпустили рейт-карту с рекомендованными ставками специалистов маркетинговых и ивент-агентств. К декларации, фиксирующей подход, присоединилось 30 агентств России.

В основу карты вошли мониторинги зарплат АКАР и HeadHunter. Рынок все еще переходит на эту систему. Если в Москве клиенты все понимают, то в регионах в тендерных условиях до сих пор не заложена стоимость специалистов агентства и часто превалирует утверждение «вы же получаете агентскую комиссию!».

Этот блок отображает перечень всех услуг подрядчиков, включенных в работу над проектом. Именно здесь вы найдете кейтеринг, аренду площадки, хедлайнеров и артистов с их райдерами, производство мерча, согласование мероприятия с РАО, ВОИС, охрану, логистику, техническое оснащение и монтаж, производство видео и фото-контента и так далее: все, из чего строится креативная концепция мероприятия. Важно, что в блоке услуги отображаются рыночные цены третьих лиц.

Генеральный директор Be Brand People Advent/Event

В агентскую комиссию закладываются следующие расходы:

• Содержание помещений: аренда офиса и складов.

• Затраты на связь: интернет и телефония.

• Работа финансовой и юридической служб. Сюда же заложены расходы на сервисы проверки контрагентов, электронного документооборота, нотариальные и аудиторские услуги. Это позволяет ивент-агентству работать в соответствии с законодательством РФ и обеспечивать финансово-юридическую безопасность проектов клиентов.

• Оборудование и инвентарь: приобретение и содержание компьютерного оборудования и оргтехники, программное обеспечение (например, Bitrix, Tilda) расходы на подписки (такие как Shutterstock — безопасное использование изображений). Все это необходимо для создания smart-процессов, ускорения планирования, координации команды и коммуникации с клиентом.

• Представительские расходы: организация клиентских встреч и участие в профессиональных ассоциациях. Подобное взаимное «опыление» на федеральном уровне позволяет давать клиентам трендовые и эффективные идеи, разрабатывать отраслевые стандарты эффективности, регламенты, карты-рынка, создавать кросс-отраслевые проекты и развивать event-индустрию глобально.

• Обучение и развитие персонала: корпоративные мероприятия, обучение на отраслевых конференциях и мастер-классах, прокачка soft и hard-skills. Чем выше насмотренность специалиста — тем креативнее идеи, которые он выдает. Чем больше мы вкладываем в развитие ивент-продюсеров, тем выше его энтузиазм работать в агентстве и в профессии. А значит клиент будет работать с одной и той же проверенной профессиональной командой.

• Прибыль агентства. Бизнес все же должен зарабатывать. Собственники ждут своих дивидендов.

• Прочие финансовые расходы: налоги на прибыль от деятельности агентства.

Этот блок включает стоимость специалистов ивент-агентства, которые создают конкретное мероприятие для клиента. В основу расчета заложены ориентиры по рейт-карте REMA/RAMU.

В рейт-карте перечислены все категории специалистов и их функционал, которые задействованы в организации мероприятия для клиента. Стоимость «человекочаса» включает зарплату конкретной категории специалиста в проекте и налоговые взносы за него.

Генеральный директор Be Brand People Advent/Event

Смета — предмет торга клиента и агентства по всем позициям. Помимо классического торга по размеру комиссии, непонимание участников рынка вызывает блок ставок ивент-специалистов.

Часто в сметах возникают прямые контракты клиента, например, с площадкой. Никто не удивляется, что нужно оплачивать аренду павильона, но удивляется, что нужно оплачивать работу человека, который будет общаться с представителем павильона.

Генеральный директор Be Brand People Advent/Event

Почему — спросили у Артёма Дрыганта, председателя ивент-комитета АКАР, основателя Be Brand People.

• Клиент спокоен за свое мероприятие, потому что видит, какие сотрудники, какого уровня и сколько будут работать над его проектом. Он уверен, что агентство не «зашило» зарплату ивентеров в других строчках сметы. Карта ставок — ориентир для всего рынка. Карта отображает, сколько стоят люди в event-индустрии. У клиента есть выбор — взять фрилансера, ориентируясь на эти ставки, и менеджерить его. Или оплатить эти ставки агентству за то, что это все само работает. И быть уверенным в качестве мероприятия, налоговой чистоте, ответственности команды и предсказуемости результата.

• Для агентства это единственный стратегически верный путь прозрачной доходной экономики бизнеса. На комиссии 10% не заработать. «Зашивать» доходы в блок подрядчиков — серая и не партнерская позиция в отношениях с клиентом.

При такой схеме агентства конкурируют персоналом. Чем профессиональнее команда, тем дороже ее готов покупать рынок, потому что она работает быстрее и эффективнее.

• Для подрядчиков, потому что агентство сдерживает демпинговый натиск.

• Для ивент-специалистов, потому что рейт-карта превращается в объективную валюту стоимости услуг. Ивентер, креатор, дизайнер понимают, как развиваться, чтобы стоить дороже. И в каком агентстве развиваться: когда клиенты платят конкретному агентству за персонал дороже — стоит идти работать в это агентство.

• В итоге выигрывает рынок. При максимальной прозрачности остается экономическая целесообразность существования агентства. Сегодняшний путь конкуренции по комиссии приводит к тому, что агентства схлапываются, не выдерживая маржинальности.

Event-агентства — драйверы рынка. Когда бизнес экономически выгоден, агентство заинтересовано наладить свои бизнес-процессы: количество часов работы над проектом сокращается, стоимость менеджмента уменьшается, предложение агентства становится более выигрышным. Агентство будут инвестировать в обучение своей команды: ивенты станут лучше, потому что их делают лучшие люди.

Председатель ивент-комитета АКАР, основатель Be Brand People