Довести до ивента и не сойти с ума. Где клиенту точно потребуется экспертиза агентства?
Для федеральных компаний иметь пулл аккредитованных подрядчиков с годовыми контрактами — это норма. В регионах еще встречаются клиенты, которые лавируют между убеждениями: «Зачем переплачивать ивент-агентству? Сделаем мероприятие сами» или «У меня есть знакомый ивентер — закажу у него корпоратив».
В маркетинге все более-менее прозрачно: есть метрики эффективности рекламы, можно отследить трафик на любом этапе лидогенерации, есть единый понятийный аппарат, по которому вы формулируете подрядчику техническое задание. Системой норм и стандартов в рекламной индустрии АКАР занимается уже 30 лет. В результате рекламодатели и исполнители четко понимают друг друга в ожиданиях. Ивент-индустрия только идет по этому пути. Клиенты боятся потерять контроль над мероприятием и переплатить агентству. Среди исполнителей есть мнение, что вход в ивент-бизнес очень простой. Сделал пару вечеринок — уже ивентер. Но это не совсем так. Когда речь идет о корпоративе-тысячнике или коммуникационном проекте с рекламной кампанией мероприятия — цена ошибки миллионы рублей и репутация организатора.
Юлия Щербинина
Бренд-директор Be Brand People Advent&Event
- Мероприятие «под ключ» и оптимизация сметы
Некоторые заказчики думают, что лучше заплатить кейтерингу напрямую, потому что ивент-агентство выставит агентскую комиссию на этот кейтеринг. Безусловно, если вы будете напрямую работать с разными подрядчиками — кейтеринг, площадки, артисты, дизайнеры, оформители, это будет иногда дешевле. Но вы же не идете к стоматологу со своими имплантами, одноразовой шапочкой, обезболивающим? То же самое с ивент-агентством: его работа организовать мероприятие «под ключ». Этот комплекс услуг описан в смете, которая максимально детализировано отражает состав работ подрядчиков по открытым ценам.
Фарида Абдрахимова
Генеральный директор Be Brand People Advent/Event
Да, ивент-агентство — это бизнес, задача которого зарабатывать. Но мы за то, чтобы зарабатывать на прозрачной истории и быть партнером. Профессиональное ивент-агентство — партнер подскажет, сколько нужно еды на человека, до 30% сократит расходы на артистов по бытовым и техническим райдерам, перераспределит количество «технички», света, звука, сценического оборудования, чтобы оптимизировать смету без потери эффективности мероприятия.
Ивент-агентство — амбассадор интересов клиента. Мы выступаем от имени и в интересах клиента: берем на себя переговоры, нанимаем лучших ивент-подрядчиков и договариваемся о лучших ценах. Наша задача создавать лучшие условия для клиента, отстаивать его репутацию и эффективность мероприятия.
Фарида Абдрахимова
Генеральный директор Be Brand People Advent/Event
2. Экспертиза команды и «прикрытые» слепые зоны
В команду реализации мероприятия входят — продюсер, аккаунт, технический директор и дополнительные люди. Это целая команда профессионалов, которая не только создает продукт. Она прогнозирует риски и следит за тем, чтобы каждая зона была под контролем. Например, безопасность на мероприятии — отдельная большая отвественность организатора. Если это массовое мероприятие, то это отдельные пропуски людей, охрана труда, получение разрешений на проведение мероприятий согласно правительственным постановлениям, безопасность гостей на мероприятии, обучение сотрудников оказанию первой помощи.
Мы постоянно прокачиваем свою экспертизу и, за счет опыта, даем экспертную оценку. Агентство знает специфику работы на разных площадках, особенности этих площадок и сводит под единый контроль смежные зоны подрядчиков. Да, вы можете самостоятельно забронировать кейтеринг, но кто на площадке будет согласовывать электричество для кейтеринга, расстановку столов, качество питания блюд? Кто будет следить за таймингом выноса блюд? Кто будет организовывать логистику оставшегося алкоголя до вас?
Фарида Абдрахимова
Генеральный директор Be Brand People Advent/Event
Ивент — это больше, чем просто заплатить кейтерингу, его нужно спродюссировать. Это может сделать и сам клиент. Но если у клиента параллельно еще тысяча согласований и ему каждый подрядчик пишет тысячу сообщений, можно сойти с ума. Есть исключения: у крупных компаний есть ивент-агентства внутри структуры. Но в них HR — занимается сотрудниками, маркетолог — рекламой, а ивент-отдел — ивентами. Если в вашем штате нет ивентера, занимайтесь вашими прямыми задачами, а организацию мероприятия отдайте профессионалам.
3. Персональный креатив под коммуникационные задачи бренда
Ровно так же как рекламные агентства разрабатывают коммуникационные сообщения и визуалы для рекламы, креативная команда ивент-агентства создает креативы: макеты на все носители, сценарии, тексты рассылок, механики активностей для мероприятия.
Но все начинается с разработки персональной креативной концепции. Какой смысл конкурировать в граммах еды или в цветах стульев? Мало просто собрать мероприятие из подрядчиков. Смыслы и креативная идея отстроит вас от конкурентов и поможет гостям запомнить ваш бренд.
Но все начинается с разработки персональной креативной концепции. Какой смысл конкурировать в граммах еды или в цветах стульев? Мало просто собрать мероприятие из подрядчиков. Смыслы и креативная идея отстроит вас от конкурентов и поможет гостям запомнить ваш бренд.
Креаторы, копирайтеры-сценаристы, дизайнеры у нас в штате. Это значит, клиент получает профессиональную креативную команду на свое мероприятие. Каждый сотрудник погружен в задачи клиента с момента разработки и до оцифровки результатов. Это значит, что они выдадут эффективные креативные механики, потому что работают в профессии годы.
Фарида Абдрахимова
Генеральный директор Be Brand People Advent/Event
С ивент-агентством работать выгодно: клиент получает профессиональную команду, прозрачные рыночные цены и проводника своих интересов в лице одного партнера.